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Blog El Blog de Doctor Cifra
Educación financiera sin complicaciones. Recetas para sanar tus finanzas.

Medir tus ingresos y gastos. El primer paso vital para controlar tus finanzas personales

Uno de los grandes objetivos que se suelen marcar a primeros de año es ahorrar más. Como objetivo es magnífico pero es importante y vital realizar unos pasos previos para conseguirlos y uno de ellos es saber que ingresas y gastas y cuando se producen.

Si realmente no sabes lo que ingresas y lo que gastas difícilmente podrás definir objetivos de ahorro realistas y todo ello te va a llevar a frustración por no alcanzar ese objetivo que te has propuesto. Así que esta práctica es un cimiento totalmente imprescindible para tus finanzas. Veamos porqué.

 

La importancia de medir

Medir las finanzas es totalmente imprescindible pero te voy a enumerar los que para mí son los principales beneficios de medir tus ingresos y gastos.

  • Puedes establecer objetivos realistas al conocer tus ingresos y gastos.
  • Sabes qué meses son mejores y peores en cuanto a gasto se refiere, puedes planificar mejor tus gastos
  • Conoces realmente que gastas. Hay muchos gastos diarios que mentalmente no controlamos.

Estos son sólo algunos de los beneficios más importantes. Todos ellos irán creciendo a medida que tengas más datos, el tener registrados varios años de ingresos y gastos te permitirá comparar más y conocer la evolución que has tenido a lo largo del tiempo.

Recuerda que lo que no se mide no se puede mejorar así que este es el primer paso para empezar a mejorar.

Qué medir

Evidentemente en un control riguroso de los ingresos y gastos hay que medirlo todo, y cuando digo todo digo hasta el € del café en el bar de la esquina. De hecho uno de los principales fallos que puedes cometer es olvidar estos “pequeños gastos” cotidianos.

Estos gastos en realidad tienen poco de pequeños ya que se repiten de forma recurrente. Cuando se miden de forma mensual o anual verás cómo son una parte importante de los gastos.

También ocurre lo mismo en el caso de los ingresos, si tienes la suerte de tener varias fuentes de ingresos. Tienes que anotar por tanto todos estos ingresos de la misma manera que haces los gastos. Muchas veces esto también se ignora y hay personas que no tienen ni un control básico de lo que ganan ni cómo van evolucionando estos ingresos.

Al desglosar todos los ingresos y gastos habrás definido el flujo de dinero que entra y sale de tus bolsillos. Posiblemente puedas sorprenderte de la cantidad de dinero que manejamos en un periodo, esto es una sensación normal sobre todo en las primeras veces que haces esta rutina.

Cómo medir

Categorizar ingresos y gastos

En un buen control de ingresos y gastos deberás tener en cuenta una serie de datos que te van a ayudar a categorizarlos posteriormente. Te voy a proponer una serie de parámetros lógicos a tener en cuenta.

  • Tipo: El tipo de movimiento podría ser Ingreso, Gasto o Transferencia entre cuentas
  • Fecha: Cuando has hecho ese movimiento
  • Concepto: Breve descripción que identifique al movimiento que has hecho
  • Importe: La cantidad de dinero, el dato más importante
  • Categoría: A que categoría pertenecen el movimiento. Posteriormente vas a ver las categorías que uso que merece una explicación detallada
  • Forma de pago / ingreso: ¿Qué medio has usado? Podría ser efectivo, tarjeta de débito o adeudo en cuenta bancaria por ejemplo

Son un ejemplo del conjunto mínimo de parámetros que puedes tener en cuenta pero se me ocurren otros como la moneda o una subcategoría.

Te recomiendo que no seas inflexible con la categorización de tus ingresos / gastos. Vas a tener tiempo para modificarlas más tarde aunque es importante que al menos tengas las categorías genéricas bien definidas. Aquí te dejo las que yo uso pero obviamente tienes que adaptarla a tus necesidades y al uso que haces del dinero.

Obviamente las categorías son personales y deberás ver si te sirven de utilidad o no. Muchas veces yo mismo he definido categorías que con el tiempo he tenido que configurar de nuevo. En ocasiones porque no merecía la pena mantener la categoría por un puñado de movimientos al año o bien que he hecho una nueva definición de categorías.

INGRESOS

  • Nómina: Los ingresos que generas por hacer tu trabajo.
  • Intereses: Intereses que te pagan las entidades bancarias.
  • Dividendos: Si inviertes en acciones que reparten dividendo irás recibiendo un flujo de dinero periódicamente.
  • Cashback / Promociones: Aqui puedes reflejar todo el dinero que ingreses por promociones temporales y los descuentos en forma de cashback al comprar en Internet.
  • Otros Ingresos: Otros ingresos que no se puedan catalogar en los grupos anteriores.

GASTOS

  • Alimentación: Lo que gastas en comestibles. Todo lo que compres en supermercados de alimentación
  • Ropa: Los gastos que tienen relación con la ropa y calzado.
  • Vivienda: El alquiler o la cuota de hipoteca y todos los gastos relacionados con el mantenimiento de la vivienda. Las facturas principales domésticas como el agua y la luz y el internet también pueden estar aquí incluidos.
  • Transporte: En esta categoría puedes incluir desde el combustible hasta las reparaciones del taller del coche. También el gasto en transporte público, taxis etc.
  • Salud: Gasto destinado a farmacia, dentista y gastos médicos. También la cuota del gimnasio y actividades deportivas.
  • Ocio: Los gastos relacionado con el ocio personal. Desde las cervezas en un bar hasta las entradas para un partido de baloncesto por ejemplo
  • Móvil: La factura del móvil y la renovación del terminal. Como suele ser bastante recurrente puede ser una buena idea que tengas esta categoría separada.
  • Viajes: Aquí puedes incluir todo el importe destinado a las vacaciones. Sabrás cuánto tienes que ahorrar aproximadamente para costearte las próximas.
  • Impuestos y Seguros: Dinero que destines a pagar impuestos y seguros. Este tipo de gastos son anuales y se suelen dar pocas veces al año.
  • Gastos varios: Gastos que no puedas incluir en otra categoría. Procura tener el mínimo de gastos incluidos en este punto para que queden recogidos en otras categorías.

Además de estos gastos suelo tener un tipo que es Ajustes, porque hay ocasiones que aunque midas correctamente los importes hay veces que las cuentas no salen. Realmente esto te pasará pocas veces si adoptas un hábito de controlar tus cuentas confrecuencia.

Ya has visto algunos ejemplos de cómo puedes categorizar tus movimientos pero ya depende de cómo gastas tu dinero. Posiblemente tengas categorías que para mí no me sirvan de utilidad y viceversa. Espero que hayas podido coger algunas ideas que te sirvan para tus categorías.

Dónde medir

Donde medir

El siguiente paso es escoger una herramienta para medir nuestros ingresos y gastos. Hoy en día cada vez son más las entidades bancarias que permiten visualizar de una manera vistosa y detallada nuestros ingresos y gastos, sin embargo la cosa se complica cuando tenemos varias cuentas o necesitamos medir los gastos realizados en efectivo.

He probado las siguientes dos opciones y te indico cual es mi favorita y porqué. Veamos cuales son:

  • A través de aplicaciones de terceros. Hay aplicaciones muy conocidas que te permiten de forma automática controlar todos tus ingresos y gastos y llevar de manera centralizada todas tus finanzas personales. Las más famosas pueden ser Fintonic, Myvalue o Mooverang pero en mi experiencia tienen un gran problema todas necesitan conocer los datos de acceso a tu banca personal. Para mí es un gran pero por muchas medidas de seguridad que tengan estas aplicaciones, ya que tus datos de acceso estarán en manos de empresas externas y no sabemos con ciencia cierta que hacen con nuestros datos.A pesar de todo esto he estado usando durante mucho tiempo contamoney porque me ha permitido importar de manera manual mis movimientos. También porque podría importar desde hojas de cálculo y se podían automatizar una serie de movimientos. Los puntos negativos que tiene la plataforma son que lleva tiempo sin renovarse y que el histórico de movimientos está limitado. Algunos aspectos de personalización son buenos pero otros necesitan mejorar. Esta serie de limitaciones me ha llevado a usar el segundo método de control.
  • Un control personal en una hoja de cálculo: Creo que al final si quieres algo personalizado vuelves a las hojas de cálculo. Te permite la personalización que desees de forma privada sin compartir tus claves bancarias con nadie. Además creo que pocas aplicaciones pueden ofrecerte algo tan personalizado y potente como lo puedes hacer con una hoja de cálculoSiempre podrás personalizarla en el futuro añadiendo la información que deseas, para mí es la combinación perfecta que mezcla la personalización y la seguridad.

Cuándo medir

Otro punto importante es cuando medir los gastos, aquí mi recomendación es que los gastos en efectivo los anotes cuando se producen. Si por alguna circunstancia no puedes hacerlo en la herramienta que elijas, anótalos en un papel o en tu smartphone porque en caso contrario estarías cometiendo el riesgo de no tenerlos en cuenta.

En cuanto a las cuentas, depósitos y demás productos de entidades bancarias te recomiendo que fijes un control semanal en tu calendario. De esta manera te obligas a revisar toda la actividad de todos los productos de forma periódica. Aquí no tendrás el problema ya que en los movimientos podrás ver la fecha y el importe sin problema

Ya sólo te quedará asignarles una categoría como ya te conté anteriormente. Puede parecerte tedioso pero es un proceso que a la larga te sirve muchísimo y a los que sólo hay que dedicar un rato a la semana. Al principio te costará un poco más pero lo importante es hacer el hábito y no fallar en ese control.

Siguientes pasos

Como te decía anteriormente la medición de ingresos y gastos supone el primer paso por donde debe empezar una mejora de las finanzas personales. Recuerda que lo que no se mide no puede mejorarse.

Si tuviera que definir con una palabra para que sirve todo este proceso sería Anticipación. Una vez medidos todos tus ingresos y gastos podrás saber qué meses son mejores y peores en gastos e ingresos, y en base a ellos por un lado definir objetivos realistas y por otro lado elaborar presupuestos para el futuro.

La ventaja es que mientras más datos tengas más información tendrás para comparar. Imagina este objetivo para el nuevo año.

  • Reducir el gasto de Ocio en un 5%. Si tienes datos pasados vas a saber que importe exactamente te supone ese objetivo, ya que has medido todo previamente. Ese es un objetivo específico, bien formulado y que puedes controlar si cumples o no. Los números no engañan.

Ahora imagina que estás llevas un par de años de gastos registrados. Podrás saber por ejemplo lo que gastas al año en Alimentación y eso te permitirá saber una previsión de gastos en Alimentación para el próximo año si tus circunstancias no han cambiado. Las posibilidades aquí para adelantarte a los gastos futuros son infinitas. Mejor así ¿verdad?

Por tanto deberías empezar por llevar un control cuanto antes para poder empezar a adelantarte al futuro. Saber dónde estás en este momento te será enormemente útil y es indispensable para progresar. Si estás haciendo ya un control de gastos te recomendaría dos cosas.

  • Elaborar presupuestos: Elaborar un presupuesto tipo de un mes cualquiera e identificar en el calendario esos gastos extra que se dan cada cierto tiempo como Vacaciones, pago de impuestos, Navidad. Se trata de determinar que gastos extraordinarios hay para tenerlos localizados y del importe de gastos que normalmente componen tu mes tipo. También puedes ver la media por mes, trimestre etc.
  • Fijar objetivos: Con el presupuesto elaborado se pueden elaborar los objetivos de los que te hablé previamente, estos objetivos serán realistas ya que estarán basados en gastos e ingresos pasados. Ahora te corresponde formular esos objetivos como el ejemplo anterior para seguir progresando.

Conclusiones

Ya te he hablado de la importancia de este control y de la importancia que tiene en tus finanzas personales. Supone el punto de partida básico e inicial en tu educación financiera, para mi es totalmente imprescindible y es el primer paso que toda persona debe hacer para empezar en el control de sus finanzas. Se trata de un chequeo financiero donde se comprueba cómo está tu salud financiera, si ingresas poco, gastas mucho, en qué gastas y qué podrías reducir.

Como ya has visto las posibilidades y la personalización es infinita pero es importante que lo hagas y que definas tus propias reglas personales para un control riguroso.

Y tu ¿Haces un control de ingresos de gastos? ¿Cómo los mides? ¿Qué herramienta usas?

Aprovecha para compartir tu experiencia a continuación.

  1. #1

    Martinz

    ¿Cómo mides la amortización de un vehículo? ¿Contabilidad tradicional?... Es que no acabo de verlo para un particular.
    Se me ha ocurrido utilizar una especie de "meta" como la que ofrece la cuenta de COINC, donde la amortización del vehículo se corresponde a un dinero que se va depositando para tenerlo guardado a la hora de renovarlo... Pero no sé...
    Yo, de momento, uso GNU Cash y lo estoy tratando como una amortización contable de toda la vida... un gasto que minora el valor del coche.
    Salu2.

  2. #2

    Ayak_

    en respuesta a Martinz
    Ver mensaje de Martinz

    Pues una hoja de cálculo que llevo en un pendrive. Empecé en diciembre del año pasado apuntando hasta el céntimo.

    Llevo varios campos:
    Fecha: Fecha.
    Día: de un vistazo sabes lo que gastas los fines de semana.
    Importe: negativo los gastos, positivo los ingresos
    Categoría: Comida, transporte, Vivienda, Servicios, Deportes, Ocio, Salud, útiles, Ingresos y Varios.
    Subcategoria: Por ejemplo, sólo en comida: Restaurante, Pescadería, Carnicería, Frutería, Panadería y Varios. Así diferencio entre comer en casa o fuera y, más o menos, como me alimento y a que coste.
    Descripción: Pequeña descripción para saciar la curiosidad.
    Donde: nombre de tienda o genérico tipo: Barrio, Centro...
    Forma pago: Metálico o electrónica

    Una hoja por mes (donde uso el SUMAR.SI(Rango,Criterio,Rango suma) para una visual rápida de la suma de categorías en la misma hoja) y una hoja final donde se suma todo el año por categorías y subcategorías para hacer gráficos.

    Una vez empiezas haces pop y no hay stop, no me resulta tedioso y es útil, se nota, la verdad que sorprende la cantidad de dinero que te gastas sin darte cuenta y sólo el hecho de llevar un control hace que involuntariamente ahorres.

  3. #3

    Martinz

    en respuesta a Ayak_
    Ver mensaje de Ayak_

    ¿Y tú cómo llevas los gastos de amortización de vehículo, vivienda...?
    Si no los tienes, ¿cómo los llevarías? ¿cómo los contabilizarías y por qué?
    Salu2.

  4. #4

    Dolar87

    Hay aplicaciones que no comparten los datos (v.g moneylover), y sino Google sheets, que se puede usar desde el móvil. Para mi lo importante es no perder tiempo expresamente cada día/semana frente al ordenador.

    En mi caso, tengo presupuesto para gastos que controlo con una app en el móvil y el ahorro e inversión por otra (un google sheets más complejo, que sí que requiere sentarse a analizarlo).

  5. #5

    cifra

    en respuesta a Martinz
    Ver mensaje de Martinz

    Hola Martinz, no controlo la amortización de un vehículo porque no tengo ninguno. Las metas de COINC me parece una solución creativa y GNU Cash no la he usado así que no puedo decirte. Un saludo

  6. #6

    cifra

    en respuesta a Ayak_
    Ver mensaje de Ayak_

    Buenas Ayak_
    Gracias por compartir con todos tu método, ya veo que no se te escapa nada ;). Me parece perfecto, al final cada maestrillo tiene su librillo y lo importante es que no se escape nada. Y como dices, aunque pueda parece tedioso merece la pena tener el control de las finanzas y actuar en consecuencia. Medir por medir sin tomar acciones no tiene tampoco mucho sentido. Saludos

  7. #7

    cifra

    en respuesta a Dolar87
    Ver mensaje de Dolar87

    Hola Dolar87. Gracias por compartir esas aplicaciones, casi las conozco todas. Para mí lo importante es que sean multiplataforma y que se puedan personalizar. Yo por ejemplo he usado Contamoney pero solo tiene 10 años de histórico que ya he rellenado. De las que he probado recientemente me quedo con MoneyWiz. El tiempo a dedicar depende mucho de la cantidad de movimientos a controlar, cada vez soy más partidario de simplificar todo lo posible y hacer una mensual. Saludos

Autor del blog

  • cifra

    La educación financiera contada sin complicaciones ni tecnicismos. Recetas sencillas y consejos para mejorar la economía personal. Si necesitas ayuda sobre tus finanzas, o sobre qué herramientas son las mejores para exprimir tu dinero estoy encantado de ayudarte.

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